Esta dinâmica permite demonstrar aos participantes como utilizar técnicas corretas de auto-administração.
Para a aplicação desta dinâmica cada equipe necessitará de uma área (espaço) de trabalho.
Prepare todos os itens de correspondência com bastante antecedência em relação ao início da sessão de treinamento. Os itens devem ser relevantes para o ambiente de trabalho dos membros do grupo e também para suas responsabilidades profissionais. Planeje cerca de 20 a 30 itens para a caixinha de entrada e cerca de outros 10 a 15 para a segunda entrega de correspondência. Esses itens devem ser variados, contendo assuntos rotineiros, urgentes, importantes, triviais e inúteis, além de revistas, artigos e um item muito urgente e importante colocado no final de pilha.
Começe apresentado os Princípios da Administração do Tempo e da Auto-Administração.
Divida o grupo em equipes de 3 ou 4 participantes. Dê a cada uma delas uma caixinha de entrada com um conjunto completo de correspondências. Estabeleça um limite de tempo de 10 minutos para os participantes trabalharem com a caixinha de entrada.
Decorridos 5 minutos faça a segunda entrega de correspondência e peça às equipes que reorganizanizem as prioridades considerando também esta última remessa. Informe que o tempo total de 10 minutos não será ampliado.
Decorridos os 10 minutos, faça com que cada equipe apresente a todo o grupo as prioridades que estabeleceram para cada item da correspondência e o que fizeram com cada um deles. Peça também que expliquem as razões das decisões que tomaram.
Pontos para Discussão
- Todos chegaram aos mesmos resultados básicos?
- Como as pessoas de sentiram quando a correspondência adicional foi distribuída?
- Foram utilizadas boas técnicas de administração de administração do tempo ou de auto-administração?
Variações
- Este exercício pode ser feito individualmente em vez de equipes.
- A distribuição da correspondência adicional pode ser cancelada.
- O facilitador pode interromper e perturbar as equipes enquanto elas estiverem tentando classificar a correspondência.